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从销售收款流程控制财务风险

2017-06-15 23:28:05 东奥会计在线

销售收款流程是企业实现收入的关键环节,如若不能很好地加以管理控制,将会给企业带来重大的财务风险。因此,我们应当结合企业自身的销售收款流程来制定恰当的措施防范风险的发生。

一、销售收款流程主要包括:

(一)接受客户订购单

(二)批准赊销信用

(三)按销售单供货

(四)按销售单装运货物

(五)向客户开具账单

(六)记录销售

(七)办理和记录现金、银行存款收入

(八)办理和记录销售退回、销售折扣与折让

(九)注销坏账

(十)提取坏账准备

二、风险关键点与关键岗位的内控设置

销售是指企业出售商品(或提供劳务)及收取款项等相关活动。

相关政策文件:《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》

(一)销售业务需关注的主要风险

1.销售政策和策略不当,市场预测不准确,销售渠道管理不当等,可能导致销售不畅、库存积压、经营难以为继。

2.客户信用管理不到位,结算方式选择不当,账款回收不力等,可能导致销售款项不能收回或遭受欺诈。

3.销售过程存在舞弊行为,可能导致企业利益受损。

(二)内部控制要求与规范

1.销售

(1)加强市场调查,合理确定定价机制和信用方式,及时调整销售策略。

健全客户信用档案。对于境外客户和新开发客户,应当建立严格的信用保证制度。

(2)在销售合同订立前,应当与客户进行业务洽谈、磋商或谈判,关注客户信用状况、销售定价、结算方式等相关内容。

重大的销售业务谈判应当吸收财会、法律等专业人员参加,并形成完整的书面记录。

销售合同应当明确双方的权利和义务,审批人员应当对销售合同草案进行严格审核。

重要的销售合同,应当征询法律顾问或专家的意见。

(3)企业销售部门应当按照经批准的销售合同开具相关销售通知。

发货和仓储部门应当对销售通知进行审核,严格按照所列项目组织发货,确保货物的安全发运。

加强销售退回管理,分析销售退回原因,及时妥善处理。

严格按照发票管理规定开具销售发票。严禁开具虚假发票。

(4)做好销售业务各环节的记录,填制相应的凭证,设置销售台账,实行全过程的销售登记制度。

(5)完善客户服务制度,加强客户服务和跟踪,提升客户满意度和忠诚度,不断改进产品质量和服务水平。

2.收款

(1)完善应收款项管理制度,严格考核,实行奖惩。

销售部门负责应收款项的催收,催收记录(包括往来函电)应妥善保存。

财会部门负责办理资金结算并监督款项回收。

(2)加强商业票据管理。

明确商业票据的受理范围,严格审查商业票据的真实性和合法性,防止票据欺诈。

关注商业票据的取得、贴现和背书,对已贴现但仍承担收款风险的票据以及逾期票据,应当进行追索监控和跟踪管理。

(3)加强对销售、发货、收款业务的会计系统控制,确保会计记录、销售记录与仓储记录核对一致。

指定专人通过函证等方式,定期与客户核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。

加强应收款项坏账的管理。

三、定期审计

(一)审计职责分离执行情况

适当的职责分离有助于防止各种有意或无意的错误。例如,主营业务收人账如果系由记录应收账款之外的职员独立登记,并由另一位不负责账簿记录的职员定期调节总账和明细账,就构成了一项交互牵制;规定负责主营业务收入和应收账款记账的职员不得经手货币资金,也是防止舞弊的一项重要控制。另外,销售人员通常有一种追求更大销售数量的自然倾向,而不问它是否将以巨额坏账损失为代价,赊销的审批则在一定程度上可以抑制这种不良倾向。因此,赊销批准职能与销售职能的分离,也是一种理想的控制。

审计时应该关注下列不相容职务分离情况:

1.销售、发货、收款三项业务的部门(或岗位)分离情况;

2.销售价格、信用政策、发货及收款方式等与订立合同的人员相分离情况;

3.编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员应相互分离情况;

4.销售人员应当避免接触销货现款执行情况;

5.企业应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准。

(二)审计授权审批执行情况

对于授权审批问题,应当关注以下四个关键点上的审批程序:

1.在销售发生之前,赊销已经正确审批;

2.非经正当审批,不得发出货物;

3.销售价格、销售条件、运费、折扣等必须经过审批;

4.审批人应当根据销售与收款授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。

对于超过企业既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售交易,需要经过适当的授权。前两项控制的目的在于防止企业因向虚构的或者无力支付货款的客户发货而蒙受损失;价格审批控制的目的在于保证销售交易按照企业定价政策规定的价格开票收款;对授权审批范围设定权限的目的则在于防止因审批人决策失误而造成严重损失。

(三)审计凭证和记录流转情况

只有具备充分的记录手续,才有可能实现各项控制目标。例如,企业在收到客户订购单后,就立即编制一份预先编号的一式多联的销售单,分别用于批准赊销、审批发货、记录发货数量以及向客户开具账单和销售发票等。在这种制度下,只要定期清点销售单和销售发票,漏开账单的情形几乎就不太会发生。相反的情况是,有的企业只在发货以后才开具账单,如果没有其他控制措施,这种制度下漏开账单的情况就很可能会发生。

(四)审计原始单证编号连续情况

对凭证预先进行编号,旨在防止销售以后遗漏向客户开具账单或登记入账,也可防止重复开具账单或重复记账。当然,如果对凭证的编号不作清点,预先编号就会失去其控制意义。由收款员对每笔销售开具账单后,将发运凭证按顺序归档,而由另一位职员定期检查全部凭证的编号,并调查凭证缺号的原因,就是实施这项控制的一种方法。

(五)审计对账单寄出及处理情况

由不负责现金出纳和销售及应收账款记账的人员按月向客户寄发对账单,能促使客户在发现应付账款余额不正确后及时反馈有关信息。为了使这项控制更加有效,最好将账户余额中出现的所有核对不符的账项,指定一位既不掌管货币资金也不记录主营业务收人和应收账款账目的主管人员处理,然后由独立人员按月编制对账情况汇总报告并交管理层审阅。 

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