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费用报销如何做到规范、高效?—

会计

费用报销如何做到规范、高效?

2017-08-20 23:01:40 指尖上的会计

绝大多数会计人员的职业生涯是从费用报销开始的。费用报销看起来简单,真要做起来门道不少。如何让费用报销工作及时、高效、规范,本文给出几点建议。

一 制度要考虑细节

费用报销要规范高效,首先要有明确的规章制度。制度一定要明细化,让各种可能出现的场景都有约定。

如员工出差都有出差补贴,就要计算补贴的天数,天数怎么算呢?8月1号出差,8月2号回来,算一天还是两天。算头不算尾的话,给一天的出差补贴;头尾都算,给两天的补贴。特殊情况来了,一个员工8月2日晚上坐飞机回到首都机场时是晚上11点,打车到家是3日的零点四十分。算出差补贴时要不要多计一天?

如果制度能约定清楚以到北京的时间为准,就不会有争议了。可见制定制度时在细节上务需清晰。

二 特殊事项要有替代方案

很多财务人员纠结钱付出去了,没有发票,怎么报销?

举个例子,通讯公司到山区铺设5G网络,两个月吃住在老乡家。项目结束,给了老乡3000元作感谢,没有发票,费用该如何报销呢?一味强调凭票报销显然不合理。

对此,有家公司就设计替代方案,把出差地划分为ABCD四类,对于D类地区(偏远的山区)实行费用包干制,给很高的出差补贴。

前段时间电视剧《人民的名义》很火,有个桥段给大家分享一下。

大陆集团的董事长王大陆与李大康聊天,王大陆说企业从银行贷款后需拿出几个点的钱打点银行的领导 ,几乎成为惯例。接着王大陆说我从没有行过贿。看到李大康一脸茫然,王大陆做了解释,我通过财务公司办理。李大康听后说你设置了防火墙。

这里的防火墙是什么意思?实际上是李大康把向银行贷款的业务委托给中介机构去办理,支付服务费。至于中介怎么做,那与我无关,所以这样的做法追求的是外圆内方。王大陆的这个做法可以让费用报销更加规范,这一思路值得所有企业学习。

三 新生事项预留例外通道

首先对新生事项,要有清晰的界定。这里所谓的新生,是指制度中没有约束、从前也没有发生过的事项。对于新发生的事项,要预留通道。等这些新生事情有了处理的先例,再修改费用报销制度予以规范。

四 培训宣贯制度

《费用报销制度》出来后,必须宣讲、培训才能深入人心。一般大企业在新员工入职培训时会开一门课《员工如何报销费用》。把财务的要求以及关于发票的知识点告诉员工,有助于员工正确认识制度,避免产生误解。

比如,很多员工对增值税专票和普票的区别不清楚,不明白为什么财务要求索取专票。通过培训,可以让员工了解专票可以抵税。

另外,财务部一定要积极主动响应国家推行的新政策。最近开具增值税普票有新规定,不仅需要提供公司名称,还需要税号。财务人员可把开票信息做成图片或二维码发给全员,解决开票问题。

五 找准审批关键节点

员工报销费用时 ,往往要找一圈领导签批,签批结束才提交到财务,接着是会计审批、出纳打款。需要哪些人签字,每个企业有不同的要求。公司规模越小,签字越简单;规模越大,签字流程越长。

现在有一个趋势,费用报销签批流程在变得越来越长。一切大的集团企业员工要报销一笔费用,需要十多个领导签批。从内控角度来讲,三个人签字足够了。为什么签字流程会搞得这么繁琐呢?对此,我写过《为什么费用报销的签批流程会越来越长》一文作了分析。

六 报销和审批约定时限

以华为为例,费用发生之后,应该在三个月之内报销,超过三个月不超过六个月的,需要走特批流程报销。超过六个月就不给报销了。

为了保证费用报销审批的及时性,华为规定了电子审批的时限。一般自电子流流转到审批人之日起,超过一定时间没有审批的,系统将自动跳转到下个环节,默认本环节审批人已经同意。当然,审批责任由该没有及时审批的审批人承担。公司会定期提取审批时效记录予以通报,通报本质就是批评。

七 集中处理

费用报销往往都是小金额,大批量,如果公司有个五百左右员工,每个人如果都能涉及到费用报销,财务是苦不堪言的。

我以前所在公司就面临这样的问题,公司几百号人,从周一到周五,从早上到下午,时时都有人报销费用,财务部就像茶馆。每个人在等报销的时候聊几句天,然后扯几句闲话,这样财务部就像说书场一样。

后来我有个提议,财务的费用报销集中处理,集中每周二下午和每周五下午,此时间段报销,对于经常发生费用的人,尽可能集中一个月处理一次,可大幅度减低工作量。

八 IT与人工智能替代

费用报销审批工作量大、规则性强、控制节点少,执行简单。这样四个特点,很符合人工智能处理的要求。费用报销前端的审批,中间的做账,后端的打款,都可实现智能化。

如果建立了财务共享服务中心,费用报销就可以做到自动化处理,工作量就由以前的非常巨大变得徽不足道。

譬如,通过OA就可在审批环节实现电子审批代替人工审批,把人跑路变成计算机跑路。在单据流转环节实现集中快递。在付款环节本来费用报销得一笔一笔给人付款,OA与网银对接可实现了批量打款。在账务处理环节,能够实现会计分录系统化处理,替代了手工录入。


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