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应收账款形成原因及其管理

2017-10-12 20:33:36 CFO之家

应收账款是指企业在正常的经营过程中因销售商品、产品、提供劳务等业务,应向购买单位收取的款项,包括应由购买单位或接受劳务单位负担的税金、代购买方垫付的各种运杂费等。

其是伴随企业的销售行为发生而形成的一项债权。因此,应收账款的确认与收入的确认密切相关。通常在确认收入的同时,确认应收账款。该账户按不同的购货或接受劳务的单位设置明细账户进行明细核算。

应收账款表示企业在销售过程中被购买单位所占用的资金。企业应及时收回应收账款以弥补企业在生产经营过程中的各种耗费,保证企业持续经营;对于被拖欠的应收账款应采取措施,组织催收;对于确实无法收回的应收账款,凡符合坏账条件的,应在取得有关证明并按规定程序报批后,作坏账损失处理。

【案例】

某公司是从事机电产品制造和兼营家电销售的国有中型企业,资产总额4 000万元,其中,应收账款1 020万元,占总资产额的25.5%,占流动资产的45%。近年来企业应收账款居高不下,营运指数连连下滑,已到了现金枯竭,举步维艰,直接影响生产经营的地步。造成上述状况除了商业竞争的日愈加剧外,企业自身内部会计控制制度不健全是主要原因。

会计师事务所2004年3月对某公司2003年度会计报表进行了审计,在审计过程中根据获取的不同审计证据将该公司的应收账款作了如下分类:

被骗损失尚未作账务处理的应收账款60万元;

账龄长且原销售经办人员已调离,其工作未交接,债权催收难以落实,可收回金额无法判定的应收账款300万元;

账龄较长回收有一定难度的应收账款440万元;

未发现重大异常,但期后能否收回,还要待时再定的应收账款220万元。

针对上述各类应收账款内控存在的重大缺陷,会计师事务所向某公司管理当局出具了管理建议书,提出了改进意见,以促进管理当局加强内部会计控制制度的建设,改善经营管理,避免或减少坏账损失以及资金被客户长期无偿占用,同时也为企业提高会计信息质量打下良好的基础。

【案例分析】

一、大量应收账款形成的原因

1.企业未制定详细的信用政策,并根据调查核实的客户情况,明确规定具体的信用额度、信用期间、信用标准并经授权审批后执行赊销。而是盲目放宽赊销范围,在源头上造成大量的坏账损失。

比如,该公司销售部门及有关人员未详细调查核实一位客户老板的真实身份,并且其资信状况也未经公司领导批准,仅凭这位老板提供的复印件以及携带的大量现金就断定遇到了财神爷,怕失去此次乃至今后财源滚滚而来的机会,积极组织货源向其供货。谁知此后这位老板人间蒸发、毫无音讯。待之后公安机关侦破此案时,货款已被他挥霍一空,60万元血本无归。

2.企业没有树立正确的应收账款管理目标,片面追求利润最大化,而忽视了企业的现金流量,忽视了企业财富最大化的正确目标,这其中一个重要的原因就是对企业领导以及销售部门和销售人员考核时过于强调利润指标,而没有设置应收账款回收率这样的指标,一旦发生坏账则已实现的利润就会落空。

由于企业产品销售不畅,为了扩大销量,完成利润考核指标,企业一味奖励销售人员“找路子”促销产品,而对货款能否及时收回无所顾忌,一时间应收账款一路攀升,甚至出现个别销售人员在未与客户订立合同的情况下,“主动”送货上门,加大了坏账风险,同时大量资金被客户白白占用。

3.企业没有明确规定应收账款管理的责任部门,没有建立起相应的管理办法,缺少必要的合同、发运凭证等原始凭证的档案管理制度,导致对应收账款损失或长期难以收回的无法追究责任。

公司财务每年年度过账时抄陈账、抄死账,尤其是当销售人员调离公司后,其经手的应收账款更是无人问津或相互推诿,即使指派专人去要账,也经常因为缺失重要的原始凭证,导致要账无据而无功而返。由于上述原因企业对造成发生坏账损失以及资金长期难以回笼的责任人无法追究其责任。

针对这种情况,该企业应建立应收账款核算办法、确定最佳应收账款的机会成本、制定科学合理的信用政策、严格赊销手续管理、采取灵活营销策略和收账政策、加强应收账款的日常等管理制度,加强对于应收账款的约束和追踪调查。

(1)重视信用调查

对客户的信用调查是应收账款日常管理的重要内容。企业可以通过查阅客户的财务报表,或根据银行提供的客户的信用资料了解客户改造偿债义务的信誉、偿债能力、资本保障程度、是否有充足的抵押品或担保、以及生产经营等方面的情况,进而确定客户的信用等级,作为决定是否向客户提供信用的依据。

(2)控制赊销额度

控制赊销额是加强应收账款日常管理的重要手段,企业就根据客户的信用等级确定赊销额度,对不同等级的客户给予不同的赊销限额。必须将累计额严格控制在企业所能接受的风险范围内。为了便于日常控制,企业要把已经确定的赊销额度记录在每个客户应收账款明细上,作为金额余额控制的警戒点。

(3)合理的收款策略

应收账款的收账策略是确保应收账款返回的有效措施,当客户违反信用时,企业就应采取有力措施催收账款。如这些措施都无效,则可诉诸法院,通过法律途径来解决,但是,轻易不要采用法律手段,否则将失去该客户。

除了以上几个方面的管理以外,对于已经发生的应收账款,还有一些措施,如应收账款追踪分析、应收账款账龄分析、应收账款收现率分析和建立应收账款坏账准备制度,也属企业应收账款管理的重要环节。

4.对应收账款的会计监督相当薄弱。企业没有明确规定财务部门对应收账款的结算负有监督检查的责任、没有制定应收账款结算监督的管理办法,财务部门与销售部门基本上是各自为政,“老死不相往来”,造成对客户的信息资料失真或失灵。

此外,财务部门未定期与往来客户通过函证等方式核对账目,无法及时发现出现的异常情况,尤其是无法防止或发现货款被销售人员侵占或挪用的风险。

二、完善内部制度

企业应贯彻不相容职务相互分离的原则,建立健全岗位责任制,在此基础上,对应收账款管理抓好以下几个环节:

1.加强对赊销业务的管理,制定企业切实可行的销售政策和信用制度管理政策,对符合赊销条件的客户,方可按照内控管理制度规定的程序办理赊销业务。

2.加强对销售队伍的管理,包括建立对销售与收款业务的授权批准制度、销售与收款的责任连接与考核奖惩制度、销售人员定期轮岗及经手客户债务交接制度等。

3.加强对客户信息的管理,企业应充分了解客户的资信和财务状况,对长期、大宗业务的客户应建立包括信用额度使用情况在内的客户资料,并实行动态管理、及时更新。

4.加强对应收账款的财务监督管理,建立应收账款账龄分析制度和逾期督促催收制度,定期以函证方式核对往来款项,发现异常现象及时反馈给销售部门并报告决策机构。


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