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餐厅收银内控十大策略—

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餐厅收银内控十大策略

2017-10-12 20:34:43 东方美食APP

某餐厅是一家以涮锅为主要风格的知名快餐连锁企业。今年10月份,查出某区域主管与某分店店长、收银员合伙在收银小票上做手脚,非法侵占企业近20万元资产。几名涉案人员已经被公安机关依法逮捕。

该职务侵占一案,属财务管理之收银台管理松懈所致。那么收银台内控管理该从哪些方面入手?如何才能有效避免收银台作弊?

此案例还有一个特征,即企业高层和店内管理层也参与到舞弊当中。这就提醒我们:财务管理与餐厅营运管理必须分离,财务管理—尤其是较大规模的连锁店的财务管理—必须独立于分店运营,同时还要对资金的收付流程进行全方位的审查与监督。在解决江苏南通某咨询客户的类似问题时,我们为其提供了如下几种方法。

一、 收银环节的双岗制与轮岗制

双岗制是指在营业高峰期采用流水线的方式进行收银,一人打单,一人收款,营业完或交班时进行直接的登记。通过多人操作来实现相互监控的目的。轮岗制则是定期在下属各店之间互相轮换,也可以达到防止集团性作弊的可能。我们知道,内部控制可能因为相关人员屈从于外部压力,或因为有关人员相互勾结内外串通而失效。该案当中,区域主管对店长、店长对收银人员都曾以职权施压,做出“不交钱就走人”的威胁;同时又因为贪污款项的分成而形成相互勾结的利益共同体。因此作为连锁企业,平时要做好岗位之间的相互制约,管理与收银等重点岗位的人员必须定期轮岗,最好是三到六个月进行一次定期轮岗。

二、 摄像头监控法

在收银台安装摄像头,通过录像监控的方法进行有效的监督。同时制定门店录像关键点抽查管理制度,安排人员各门店录像进行不定期的抽查。餐厅职务侵占案当中,收银员晚上趁店里人少之机,将两联的差额款退出来。如果对收银台进行时时监控与不定期抽查,即可予以及时而有效的扼制与防范。

温馨提示:餐饮企业在摄像头监控系统的同时,应同步规范抽查与审核机制,否则形同虚置效果受限。

三、 单据查核法

安排专人(一般为出纳)对收银单据进行核查。核查单据内容包含点菜单、加菜单、结账单。抽查内容包含:点菜单客户联、入厨单、加菜单与对结帐单是否相符;点菜单、加菜单是否联号;点菜单客户联加位、减位、退菜手续以及更改手续是否完善;加菜单更改是否按规定操作;结账单上相关优惠是否有超权限或手续不完善现象等等。

单据查核的目的如下:

1.保障顾客真实消费与结账单相符;

2.避免抽单现象(抽单即将一整桌的账单抽走,以达到侵占营业款的目的);

3.保障厨房出菜与顾客结账单的一致;

4.避免因工作人员操作程序不规范而致的耗损。

温馨提示:不同的餐饮企业,有不同的作业方法,财务查核的方式也有所不同;餐企管理者要根据自己的情况确定查核内容并跟进,查核后如果发现问题要及时处理,如此可起到快速规范管理、防止产生漏洞的目的。

四、 收银系统关键内容查核法

一般收银系统都会有分析与汇总功能。通过对关键内容的查核,也可及时了解收银情况、发现是否存在异常。查核内容包括:

退菜。主要结合当前退菜单,对结账单及点菜单客户联进行抽查,核对手续是否完善、是否有服务员和领导签字、是否注明原因;同时也可通过退菜查核,及时发现经营中的问题,完善退菜原因选项及操作授权记录。比如当天出现牛肉类菜品退菜,原因沽清,则可看出在下单或保管环节是否存在问题。

优惠。查核优惠度是否超出权限、有无注明原因;优惠卡、会员卡等长期卡的重复使用率和使用情况是否正常;积分等餐厅活动相关的内容的实施。通过此查核行动,可挽回因超出权限的员工操作与管理因素造成的损失。签单。主要对签单原因是否正常的查核,如有异常需及时转交相关管理部门进行处理。

前厅与后厨的对接情况。所有的用餐消费均需要收银开单消费,如无收银台的点单记录,厨房等加工部门不得生产制作。

同时,收银台核查内容还包含:打印的收银小票是否同时设置为两张;菜品输入收银电脑后,只可通过退菜系统进行操作;系统操作记录除总部财务外,任何人不得进行删除操作。

五、 收银系统权限管理法

严禁收银员进行收银系统权限的管理。收银权限设置中最需要注意的:

反结权:反结权一般只可分配给店总经理和分店会计即可,严禁收银员及其他人员拥有反结权。出现反结现象时,需要由前厅操作人员完善手续,之后方可由店总或分店会计进行反结。如此可以避免收银操作人员在顾客买单结束后再次修改或调整收银单据记录的作弊现象。

退菜权限:退菜权限设置给餐厅部长或主管级别以上的领导,当出现退菜时,需要由服务员在点菜单客户联签字注明原因,并由领导在点菜电脑上退菜;未使用点菜电脑退菜的企业,可采取由服务员与领导在客户联同步签字的方式解决。在退菜权限设计方面,切忌将权限下放给服务员。无法实现运用点菜电脑退菜的企业,在将权限下放给收银员的同时,必须严格执行退菜程序及抽查。必要时,需对厨房的出菜单与顾客的点菜单进行复核。

商品价格修改权:商品价格修改权不适合下放收银员,凡有商品价格发现变化时,可由财务或店总(一般为财务,店总只有在特殊情况下才能操作)在营业前进行操作即可。如果收银员拥有此权限,则可能会通过修改菜价的方式及重复打单的方式进行作弊。

优惠确认权:特别是在经常采用优惠促销方式经营的餐厅,如打折,甚至无发票再优惠等。如果由收银员掌握此权限,则收银员可能利用顾客不了解优惠度而多收款,再通过优惠方案截留长款。因此需要将不同人员的优惠权限进行明文的界定,以此实现规范管理。

六、 发票管理

规范收银及单据管理制度,避免由服务员、收银员通过职务之便贪污发票的现象。解决方法有:

1.发票发送登记法,由服务员在收银小票上进行签名。收银台凭小票发放发票,并做好保管;

2. 邀请顾客收银台拿发票,避免顾客走或服务员捡下顾客丢弃的小票领取发票现象;

3. 每天统计发送发票的小票,看是否与发送总额一致,此方法旨在避免发票发放时的混乱;

4. 如手撕发票,则分别需要对领取、结余、使用发票进行统计与核查。避免因管理混乱而致的损失。

七、 收银经营中进行抽查

抽查范围包括:收银员诚信度抽查、营业中突击对账查款、携带手提包进吧台或携带私款进入吧台(一般来说收银员工服不应设口袋)、各优惠卡券发放记录、回收物资记录(如酒瓶盖,发票中奖联)等等。在进行收银员品质抽查时,一般可采取由抽查人故意放入或拿出现金、代金券的方法,对其进行诚信及品行检验。采用不定时抽查方式,每隔一段时间就应当进行一次。新入职收银员上岗的前两个月是诚信度测试的重点时段。

翻台开单管理也是抽查的重要项目,该现象主要表现在定额消费(如自助餐)的餐厅。常见问题是:第一次消费的顾客工作人员不经过吧台直接收钱,由翻台的顾客再一次买单后再结账,从而达到截留款作弊的行为。规避上述问题的方法有:

1. 可以采用突击查账的方法;

2. 前堂的餐中查单操作;

3. 为杜绝前堂领导此类作弊行为,则需由财务对收银系统与实际顾客就餐时间的双重抽查来完成。

前两种方法可以防止大部分此类问题的发生,再加上第三种方法,基本可以杜绝这类作弊行为。

八、 有价券类及卡类管理

有价券包含代金券、免位券等。在有价券的管理过程中需要规范如下工作:

1.总部发行环节

凡发行或推出有价券类,必须由总部统一设计、统一印制、统一管理;券上需要有联号的编码(用于后期财务查核)、企业专用章、使用说明;同时在发行时需记录总发行金额、各门店领用金额等;

2.门店管理

(1)一般有价券由出纳与现金一起放保险柜进行管理;

(2)各有价票券类必须建账,记录每次收银台领用时需清晰登记,收银员需要于每日营业结果后对代金券、免费停车券等进行盘点,店财务人员定期通过盘点吧台领用、发放、结余等金额的方式,进行数据上的查核。

(3)财务人员需同时在营运中对发放过程进行规范性检查。

3.代金券发放及回收环节管理

(1)发放时需要做到:A.做好记录,如此可起到对券币进行有效管理的效果,同时也可以为后期营运分析提供参考;B.不可由收银员单据经手进行发放;C.严格审核是否符合活动条件;

(2)回收环节是代金券管理的关键。此环节需做到:A.必须由经手服务员签字,当值领导签字确认。方可使用;B.收银员在收到代金券时应对代金券编码进行复核(有条件的情况下,可将代金券编号输入财务服务器中,收银系统中有此编号才可使用,出纳对编号的使用情况再次登陆系统进行核对,编号需要年度和单位等进行加密),与发行编码相符合方可使用。

九、 吧台商品管理法

吧台商品管理方面,最容易出现的问题有:

1.账务管理混乱,吧台只有进货记录,无盘点记录,致商品损失或丢失而不知;

2.收银台下班后,对商品未上锁或未交接,致遗失或以次换好的现象;

3.收银员私自带商品进入吧台填充销售商品,拿走差额;

4. 回收商品无记录等等。

解决上述商品管理问题,需要做好以下几方面的工作:1、商品建账记帐管理;2、坚持盘点;3、杜绝带包进出餐厅,或带包进出检查。当然,如有吧台摄像头进行监控,效果会更加明显。

十、 操作规范及管理制度规范法

要规范收银台管理,就必须建立管理制度、规范作业流程,包括收银台管理制度、加菜单和点菜单管理制度、单据操作流程及管理规范、退菜签字管理制度、发票管理制度、有价券管理制度及操作流程规范、吧台商品管理制度、收银系统权限表、收银台监控录像查核操作细则及管理制度、收银台抽查制度、收银台单据抽查规范及管理制度、领导权限表等。

总之,餐饮企业只有通过制度、流程的支持,再加上现代化的设施设备的支持,及全方位的全面核查,才能避免收银环节漏洞的发生,真正达到避免利润流失的目的。


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